1. Waarom nieuwe regelgeving geen administratieve last mag zijn

 

 

 

Wetswijzigingen worden vaak als extra last ervaren, maar zijn ook kansen om HR te professionaliseren:

• Volgens Acerta (2024) voldoet slechts 52% van Belgische kmo’s volledig aan de nieuwe loondocumentatievereisten.
• Bij niet-naleving riskeren bedrijven boetes tot €6.000 per inbreuk op transparantieverplichting (bron: FOD WASO).
• Tegelijk kan proactieve compliance je employer brand versterken én administratieve processen efficiënter maken.

Wetgeving slim integreren = risico’s vermijden én je HR-processen toekomstgericht maken.

 

 

2. Overzicht van belangrijke wetswijzigingen in 2025

 

 

 

Hieronder de meest impactvolle veranderingen voor HR dit jaar:

Regelgeving	Wat verandert er?	Wanneer van kracht?
EU-loontransparantierichtlijn	Verplichte communicatie over loonschalen in vacatures, rapportage over loonkloof m/v	Juli 2026 (implementatie gestart in 2025)
Re-integratieverplichting langdurig zieken	Verplicht actief re-integratietraject, ook preventief	Q2 2025 (volgens RSZ-richtsnoeren)
Aanpassing mobiliteitsbudget	Ruimere toepassing, meer duurzame opties, wijziging in berekeningsbasis	Januari 2025
Uitbreiding flexi-jobs	Meer sectoren toegelaten, nieuwe administratie vereisten	April 2025
Verplichte opleidingsregistratie	Minimumnorm: 5 opleidingsdagen/jaar per FTE moet aantoonbaar zijn	Vanaf januari 2025 (PC afhankelijk)

 

 

 

3. Hoe pas je je HR-processen hierop aan? (Stappenplan per thema)

 

 

 

A. Loontransparantie

• Wat te doen: Publiceer brutoloonschaal in vacature, analyseer loonkloof en stel actieplan op.
• Wie: HR + legal + marketing
• Tools: Benchmarkingtools, Excel, interne loonanalyse
• Tijd: 4–6 weken implementatie

Voorbeeld: Bold HR-klant publiceerde loonschaal in vacatures → +29% vertrouwen van kandidaten in objectiviteit selectie

B. Re-integratie langdurig zieken

• Wat te doen: Herwerk interne policy, breng medische attestenproces in lijn, werk individueel plan op maat uit
• Wie: HR + arbeidsgeneesheer + teamleads
• Tools: Re-integratiesoftware, contacttemplate, checklist volgens FOD
• Tijd: 2–3 weken voor opstart + opvolging op maat

C. Mobiliteitsbudget

• Wat te doen: Actualiseer het beleid, voeg extra keuzemogelijkheden toe (fietsleasing, multimodale abonnementen…)
• Wie: HR + payroll
• Tools: Bold HR scan, SD Worx mobiliteitstool, Attentia simulaties
• Tijd: 2 weken herwerking, dan live

Tip: Check ook ecologische impact voor mogelijke subsidiëring

D. Flexi-jobs & administratie

• Wat te doen: Update contracttemplates, werk registratieflow uit, stem af met payroll
• Wie: HR + sociaal secretariaat
• Tools: Dimona, contractbeheer, templates
• Tijd: 1 week voorbereiding

E. Opleidingsverplichting registreren

• Wat te doen: Integreer opleidingstracking in LMS, communiceer minimumverwachtingen
• Wie: HR + teamleads + medewerkers
• Tools: Learning management system, Notion, interne instructie
• Tijd: 2 weken set-up + continu opvolgen

 

 

4. Wat zijn de risico’s als je niets doet?

 

 

 

Risico	Gevolg
Geen loonkloofrapport of loonschaal → boetes en reputatieschade
Onvolledige opleidingsregistratie → niet voldoen aan cao, sancties mogelijk
Onvoldoende opvolging langdurig zieken → verhoogd ziekteverzuim + juridische kwetsbaarheid
Geen of onduidelijk mobiliteitsbeleid → mislopen van subsidies, fiscaal nadeel
Slechte voorbereiding op flexi-jobs → administratieve fouten, RSZ-correcties

Volgens SD Worx (2024) is het grootste compliance-risico in kmo’s de inconsistentie in contract- en beleidsopvolging.

 

 

5. Kansen: hoe maak je van compliance een HR-troef?

 

 

 

• Employer branding: transparantie rond loon wordt geapprecieerd → +24% sollicitatiebereidheid
• Efficiëntie: verplichting tot opleidingsregistratie dwingt tot beter L&D-beleid
• Duurzaamheidsimpact: mobiliteitsbudget als hefboom voor ESG-doelstellingen
• Betere retentie: re-integratiebeleid verlaagt langdurig absenteïsme

Regelgeving als hefboom gebruiken = compliance én competitief voordeel.

 

 

6. Wie betrek je best intern en extern bij deze wijzigingen?

 

 

 

Actie	Betrokken partijen
Loontransparantie	HR, legal, marketing, externe benchmarkpartners zoals Bold HR
Re-integratiebeleid	HR, arbeidsgeneesheer, externe preventiedienst
Mobiliteitsbudget	HR, payroll, mobiliteitspartner
Flexi-jobaanpak	HR, sociaal secretariaat, directie
Opleidingsregistratie	HR, L&D-coördinator, LMS-provider

 

 

7. Conclusie: regelgeving hoeft geen rem te zijn, wél een versneller

 

 

2025 brengt heel wat wettelijke aanpassingen, maar wie ze slim en proactief aanpakt, versterkt zijn HR-beleid. Door processen aan te passen en bewustwording te creëren, wordt compliance geen last maar een strategisch voordeel.

In eerdere blogs gingen we al dieper in op:

• Hoe je loonschalen en loontransparantie structureel vormgeeft
• Hoe cafetariaplannen en alternatieve verloning fiscaal correct inzetbaar zijn
• Hoe onboarding, L&D en re-integratie bijdragen aan retentie en welzijn

Bold HR helpt je graag bij het vertalen van complexe regelgeving naar concrete acties, policies en tools voor jouw organisatie.

 

 

8. Bronnen

 

 

• FOD WASO – Actiestructuur rond loonkloof (2024)
• SD Worx Compliance Barometer (2024)
• Acerta HR-Index België (2023–2024)
• Europese Commissie – Richtlijn Loontransparantie (2023/2026)
• Bold HR compliance-trajecten 2022–2025

Geschreven door: Stef Van Renterghem – Bold HR

Datum: 12/08/2025